Onderzoek interne communicatie PKN Kollum
De taakgroep communicatie heeft in opdracht van de kerkenraad de interne communicatie in beeld gebracht. Alle taakgroepen zijn bezocht. Het betreft de groepen:
- Diaconie
- Beheer (Media Team, kosters en beheer Pro Rege)
- Pastoraat
- Jeugdwerk
Aan hen is gevraagd de interne communicatie binnen onze gemeente te belichten vanuit verschillende perspectieven.
We hebben dit gedaan aan de hand van de ‘de hoeden van de Bono’. De insteek van de Bono hoeden is dat je vrijkomt van een routinematige wijze van denken, ook wel lateraal denken genoemd.
Door heel bewust verschillende denkkleuren te gebruiken, word je gedwongen om een vraagstuk vanuit verschillende invalshoeken te bekijken.
Aan de leden van de taakgroepen werd gevraagd om de volgende hoeden op te zetten:
Gele hoed: positief denken
Wat gaat er goed bij de interne communicatie?
Welke communicatielijnen lopen goed?
Waar ben je positief over?
Zwarte hoed: kritisch denken
Wat gaat er niet goed ten aanzien van de interne communicatie?
Welke communicatielijnen lopen niet goed?
Tegen welke problemen loop je aan?
Witte hoed: objectief denken
Zijn de communicatielijnen helder?
Wat weet ik? Wat weet ik niet?
Hebben we genoeg informatie om te zorgen voor een goede interne communicatie?
Groene hoed: creatief denken
Zijn er dingen die anders kunnen?
Als we nu eens….
Nadat alle taakgroepen bezocht zijn, heeft de taakgroep Communicatie de blauwe denkhoed opgezet. De blauwe hoed staat voor beschouwend denken.:
Waar staan we en wat is de volgende stap? Hierbij hebben we gekeken welke onderwerpen in verschillende groepen overeenkomstig werden besproken.
Blauwe hoed: Waar staan we?
Positief
De communicatie binnen de taakgroepen verloopt positief. Ook de communicatie die nodig is met andere partijen/ taakgroepen wordt als positief ervaren.
Kritisch
Het is niet altijd duidelijk wie het aanspreekpunt is van de verschillende groepen. Als je iemand nodig hebt, is het soms lastig om de juiste persoon te vinden.
De website is niet actueel en functioneel. Ook is niet bekend wie de website beheert.
Scipio is verkeerd gelanceerd: Wat is nut en noodzaak?
De communicatiekanalen sluiten niet aan bij de jeugd. De jeugd is snelle communicatie gewend. Berichten zijn hierdoor niet actueel en activiteiten niet altijd zichtbaar.
Een jeugdouderling wordt gemist.
Het is moeilijk om nieuwe mensen te vinden voor de bemensing van de taakgroepen. Het zijn vaak dezelfde mensen, dit is kwetsbaar.
Creatief
Website: moderner en toegankelijker maken. Hierbij nadenken over het doel van de website. Is het voor intern en/of extern gebruik?
Er zou een smoelenboek kunnen komen, zodat mensen beter herkenbaar zijn.
We zouden samen meer leuke dingen kunnen doen. Op deze manier wordt het aantrekkelijker om een taak binnen de gemeente te vervullen en het kan verbindend werken, zodat we meer gemeente met elkaar zijn.
Weekbrieven via de mail versturen.
Scipio: Hoe willen we dit gaan gebruiken? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat meer mensen dit communicatiemiddel gaan gebruiken?
De communicatie tussen de taakgroepen onderling is vaak besproken.
Hierbij is er sprake van een polariteit. Een aantal taakgroepen zou graag meer verbinding onderling willen, terwijl andere taakgroepen aangeven dat ze dit alleen zouden willen als dit nodig is.
En wat is de volgende stap?
Op basis van de resultaten van het onderzoek is de taakgroep voornemens de volgende onderwerpen op te pakken:
- Keuze in (gebruik) communicatiemiddelen
- Website
- Scipio
- Organogram
- Smoelenboek (optioneel)
- Externe communicatie in beeld brengen (missionaire gemeente)
- Borging van afspraken
♦ In maart heeft de taakgroep de onderzoeksresultaten gepresenteerd aan de kerkenraad.
♦ Het onderzoek is uitgevoerd door de leden van de taakgroep Communicatie,
Piet Kamstra, Thea Woltjer, Klaas Zijlstra en Petronella Kuiken